Kostenartenrechnung einfach erklärt: So behalten Sie Ihre Kosten im Griff

Kostenartenrechnung: der erste Schritt, an dem die meisten hängen bleiben

Eine Mandantin kam letztes Jahr mit einer Excel-Datei zu mir, 68 Zeilen lang, Spalte A voller Kontonummern. Ihre Frage: „Warum stimmt mein Betriebsergebnis nicht mit dem überein, was das Steuerbüro ausrechnet?" Die Antwort lag nicht in der Buchhaltung. Sie lag darin, dass sie Kosten und Aufwendungen in einen Topf geworfen hatte.

Genau hier setzt die Kostenartenrechnung an. Sie ist die erste von drei Stufen der Kosten- und Leistungsrechnung und beantwortet eine einzige, dafür ziemlich unbequeme Frage: Welche Kosten sind in welcher Höhe angefallen? Klingt harmlos. Ist es nicht.

Ich habe selbst zwei Anläufe gebraucht, bis ich das System wirklich verstanden hatte. Beim ersten Mal habe ich munter Kostenarten definiert und dabei vergessen, dass eine Kostenart, die sich nicht eindeutig einer Bezugsgröße zuordnen lässt, später nur Ärger macht.

Welche 3 Arten der Kostenrechnung gibt es?

Die Kostenrechnung, oft auch als Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) bezeichnet, ist ein betriebswirtschaftliches Verfahren, mit dem alle Kosten und Leistungen eines Unternehmens systematisch erfasst, zugeordnet und ausgewertet werden. Sie besteht aus drei Hauptbereichen, die aufeinander aufbauen.

1. Kostenartenrechnung

Hier wird erfasst, welche Kosten angefallen sind. Materialkosten, Personalkosten, Dienstleistungskosten, Abschreibungen, Zinsen. Alles, was sich nach seiner Art sortieren lässt, landet in dieser Stufe. Das Ergebnis ist eine sortierte Übersicht — noch keine Aussage darüber, wo im Betrieb das Geld tatsächlich verbraucht wurde.

2. Kostenstellenrechnung

Die zweite Stufe klärt die Frage wo. Die zuvor gesammelten Kosten werden auf Bereiche verteilt: Einkauf, Fertigung, Verwaltung, Vertrieb. Die klassische Umsetzung ist der Betriebsabrechnungsbogen. Erst hier zeigt sich, dass die Verwaltung vielleicht 18 Prozent der Gemeinkosten frisst, ohne dass jemand das je bewusst entschieden hätte.

3. Kostenträgerrechnung

Die dritte Stufe beantwortet wofür: Welches Produkt, welche Dienstleistung, welcher Auftrag trägt welche Kosten? Erst auf dieser Ebene lässt sich seriös kalkulieren. Und sie funktioniert nur, wenn die ersten beiden Stufen sauber gearbeitet haben.

Stufe	Leitfrage	Typisches Ergebnis
Kostenartenrechnung	Welche Kosten sind in welcher Höhe angefallen?	Sortierte Kostenübersicht nach Art
Kostenstellenrechnung	Wo sind die Kosten entstanden?	Betriebsabrechnungsbogen, Zuschlagsätze
Kostenträgerrechnung	Wofür sind die Kosten angefallen?	Stückkalkulation, Preisuntergrenzen

Kurz gesagt: Die Kostenartenrechnung ist die Inventur, die Kostenstellenrechnung die Verteilung, die Kostenträgerrechnung die Abrechnung.

Aufwand ist nicht Kosten — und das ist keine Wortklauberei

Der häufigste Fehler, den ich in der Praxis sehe: jemand zieht die Aufwandspositionen aus der Buchhaltung ab und nennt das Ergebnis „Kosten". Das geht schief, und zwar systematisch.

Aufwendungen und Erträge gehören zur Finanzbuchhaltung. Kosten und Leistungen gehören zur Kostenrechnung. Dazwischen liegen zwei Korrekturen, die man nicht überspringen darf.

Anderskosten

Hier ist der Betrag identisch, die Bewertung nicht. Abschreibungen sind das Standardbeispiel: In der Buchhaltung schreiben Sie vielleicht linear über acht Jahre ab, kalkulatorisch rechnen Sie mit einem Wiederbeschaffungswert und einer anderen Nutzungsdauer. Der Aufwandsposten ist derselbe, die Zahl dahinter nicht.

Zusatzkosten

Diese Kosten existieren in der Finanzbuchhaltung überhaupt nicht. Kalkulatorische Zinsen auf das Eigenkapital sind das klassische Beispiel. Der Unternehmer hat nichts gezahlt — aber das Kapital hätte woanders etwas abwerfen können. Genau das will die Kostenrechnung sichtbar machen. Kalkulatorischer Unternehmerlohn gehört in dieselbe Kategorie.

Und dann gibt es noch die Gegenrichtung: neutraler Aufwand. Spenden, außerordentliche Verluste, betriebsfremde Ausgaben. Die kommen in die Kostenrechnung gar nicht erst rein, weil sie nichts mit dem normalen Betrieb zu tun haben.

Das Ding ist: Wenn Sie diese Abgrenzung nicht machen, rechnen Sie sich Ihre Kalkulation schön oder schlecht — je nachdem, in welche Richtung der Fehler läuft. Ich habe einmal bei einem Handwerksbetrieb nachgerechnet und festgestellt, dass rund ein Viertel des kalkulierten Gemeinkostenzuschlags auf Positionen beruhte, die in der Kostenrechnung nichts zu suchen hatten. Die Preise waren entsprechend schief.

Einzel- oder Gemeinkosten: woran Sie die Grenze ziehen

Die zweite große Unterscheidung läuft nicht über die Art des Faktors, sondern über die Zurechenbarkeit. Und hier wird es in der Praxis knifflig, weil das Lehrbuch es einfacher darstellt, als es ist.

Einzelkosten

Einzelkosten lassen sich einem Kostenträger direkt zurechnen. Materialeinzelkosten sind das Paradebeispiel: Der Schreiner weiß genau, wie viel Holz in einen Schrank geht. Fertigungseinzelkosten funktionieren genauso, wenn der Fertigungslohn direkt am Produkt erfasst wird.

Gemeinkosten

Gemeinkosten fallen für den Betrieb als Ganzes an. Miete, Versicherungen, Gehalt der Buchhaltung, Vertriebskosten. Sie lassen sich dem einzelnen Produkt nicht direkt zuordnen — jedenfalls nicht ohne Schlüsselung. Deshalb landen sie zuerst in der Kostenstellenrechnung und werden erst dort aufgeteilt.

Und dann kommt der Teil, den ausführliche Erklärungen gern weglassen: Die Grenze ist nicht absolut. Sie hängt davon ab, wie fein Ihre Erfassung ist. Wenn Sie für jede Maschine einen eigenen Stundenzähler haben, wird der Maschinenstrom plötzlich zu Einzelkosten. Ohne diese Erfassung bleibt er Gemeinkosten. Die Kostenart selbst ändert sich nicht — nur die Zurechenbarkeit.

• Direkt zurechenbar → Einzelkosten
• Nur über Schlüssel verteilbar → Gemeinkosten
• Kalkulatorische Zusatzkosten: fast immer Gemeinkosten
• Der Erfassungsaufwand entscheidet mit — nicht nur die betriebswirtschaftliche Theorie

Ehrlich gesagt: Wer behauptet, es gäbe eine objektive Antwort, hat noch nie versucht, Werkzeugkosten auf 300 Aufträge zu verteilen. Sie müssen eine Entscheidung treffen und sie dokumentieren, damit die Rechnung nicht jeden Monat anders aussieht.

Kostenartenrechnung Beispiel: 60 Zeilen, die sich lohnen

So sieht das konkret aus. Nehmen wir einen kleinen Fertigungsbetrieb mit zwei Produkten. Die Ergebnistabelle der Kostenartenrechnung sortiert die Beträge so:

Kostenart	Einzelkosten	Gemeinkosten
Materialkosten Rohstoff	48.000 €	—
Hilfsstoffe (Kleber, Schrauben)	—	3.200 €
Fertigungslöhne	62.000 €	—
Gehälter Verwaltung	—	29.500 €
Raumkosten	—	14.000 €
Kalkulatorische Abschreibung	—	9.800 €
Kalkulatorische Zinsen	—	4.100 €

Die Rechnung dahinter ist unspektakulär: Sie schreiben die Beträge aus der Buchhaltung ab, korrigieren Anderskosten auf den kalkulatorischen Wert, ergänzen Zusatzkosten, werfen neutralen Aufwand raus und trennen anschließend in Einzel und Gemein. Fertig.

Was diese Tabelle leistet, ist nicht die Zahl am Ende. Es ist die Frage, die sie erzwingt: Warum stehen 3.200 Euro Hilfsstoffe in der Gemeinkostenspalte, obwohl es Material ist? Weil sie in jeden Auftrag in unterschiedlicher Menge fließen und niemand sie sauber mitschreibt. Das ist keine Schwäche der Rechnung. Das ist der Befund.

Die Formel und was in Aufgaben mit Lösungen wirklich gefragt wird

Die Grundrechnung selbst ist kurz:

1. Betriebsnotwendige Aufwendungen aus der Finanzbuchhaltung übernehmen
2. Neutralen Aufwand abziehen
3. Anderskosten auf kalkulatorische Werte korrigieren
4. Zusatzkosten ergänzen
5. Summe = Gesamtkosten, gegliedert nach Arten

In Klausuren und Übungsaufgaben läuft es fast immer auf dieselben Stolpersteine hinaus. Am häufigsten: Die kalkulatorischen Zinsen werden schlicht vergessen. Zweithäufigster Fehler: Es wird nicht zwischen Anderskosten und Zusatzkosten unterschieden, obwohl die Begriffe in der Aufgabe genau getrennt vorkommen. Und drittens — das ist mein persönlicher Lieblingsfehler, den ich selbst gemacht habe — es wird der Aufwand aus der Buchhaltung als Ausgangspunkt genommen, ohne den neutralen Anteil sauber abzuziehen. Ein einziger falscher Posten kippt die ganze Übersicht, und danach stimmt nichts mehr.

Der praktische Trick, den ich inzwischen jedem empfehle: Legen Sie sich eine eigene kleine Ergebnistabelle an, in der die Kostenarten in einer festen Zeilenreihenfolge stehen und sich die Beträge aus der Buchhaltung automatisch zuordnen lassen. Nicht schön, nicht modern, aber nach zwei Monaten will keiner mehr zurück.

Was am Ende bleibt, ist ein Satz: Die Kostenartenrechnung ist keine Formsache vor der eigentlichen Kalkulation. Sie ist der Ort, an dem Sie entscheiden, was Ihr Betrieb überhaupt als Kosten anerkennt. Diese Entscheidung prägt jede Zahl, die danach kommt — bis hin zum Preis, den Sie am Ende aufrufen.

Und wenn dann das Betriebsergebnis wieder nicht mit dem Steuerbüro übereinstimmt? Dann schauen Sie nicht auf die Kontonummern. Schauen Sie auf die Abgrenzung.